Experte macht „Amtsschimmel“ Beine

Stadt stellt Digitalisierungsmanager für Aufbau von E-Government ein

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Das bietet kein Online-Portal: Ein freundliches Lächeln wie das von Andrea Bergmann gibt’s halt nur beim persönlichen Besuch im Bürgerbüro. Aber die Prozedur mit der Ausgabe der Sperrmüllkarten ist trotzdem von gestern.

Werne – Die Digitalisierung hat den Alltag längst erobert. Nur wer auf dem Amt etwas zu erledigen hat, muss sich in vielen Fällen noch selbst auf den Weg machen. Die Stadtverwaltung Werne holt sich jetzt einen Experten ins Haus, einen Digitalisierungsmanager. 

Da kann man sich schon die Haare raufen, wenn der persönliche Besuch im Bürgerbüro plus Barzahlung erforderlich ist, um dort eine Postkarte ausgehändigt zu bekommen, mit der nur der erste Schritt auf dem Weg zur Sperrmüllabfuhr geschafft ist. Karte ausfüllen, in die Post geben und auf die Rückmeldung mit dem Termin warten – was im Übrigen auch nicht immer gelingt. „Das ist auch für mich eines der Paradebeispiele, da hinken wir der Entwicklung Meilen hinterher“, sagt Verwaltungsdezernent Frank Gründken, als er im WA-Gespräch selbst den Finger in diese Wunde legt.

Aber hinterm Mond lebt die Werner Verwaltung nicht. „Wir liegen auf dem Weg zur Digitalisierung irgendwo im Mittelfeld. Andere Städte sind besser, aber meist größer, einige halt schlechter. Das hat uns die NRW-Kommunalagentur gerade erst bestätigt.“ Für den Aufstieg in der digitalen Liga setzt die Stadt nicht nur auf diesen Dienstleister des Städte- und Gemeindebundes, sie holt sich auch einen Fachmann ins Haus, der die Prozesse auf Dauer steuern soll. Mit Bewerbungsende am 24. Januar ist die unbefristete Vollzeitstelle eines Digitalisierungsmanagers ausgeschrieben. 

Strategiepapier zur schrittweisen Umstellung

Er oder sie soll den Wust von Verwaltungsprozessen durchleuchten, straffen und online-tauglich gestalten. Was in welcher Reihenfolge angegangen und mit einem Verwaltungsportal für den Amtsbesuch via Internet flott gemacht wird, soll eine Arbeitsgruppe festlegen. Darin will Gründken unter seiner Leitung dem Digitalisierer aus den Abteilungen Freiwillige an die Seite setzen, die ein Händchen fürs Geschehen am Computer haben. „Das ist zumindest unser interner Fahrplan, den ich aber mit der Politik noch einmal abstimmen muss“, so Gründken. 

Dabei soll ein Strategiepapier herauskommen, das einen Fahrplan für die schrittweise Umstellung von Vorgängen auf Online-Erledigung festlegt – in Abhängigkeit zu Nutzerzahlen und Komplexität der zu berücksichtigenden Faktoren: Vom Datenschutz über das Steuergeheimnis bis zur sicheren Identifizierung des antragstellenden Bürgers – etwa über das System Servicekonto-NRW oder die Chip-Funktion am neuen Personalausweis im Scheckkartenformat. 

Formular-Prozedere wird sich ändern

Auch hier steckt der Teufel im Detail, besser gesagt: im Paragrafendschungel. „Wir sind kein Online-Händler, der einfach nur das nächste Produkt in sein System stellen muss. Und einfach nur Formulare als PDF auf die Homepage stellen, die der Bürger ausdrucken, ausfüllen und vorbei bringen muss, ist keine Digitalisierung. Das wissen wir auch.“ 

Das Formular-Prozedere werde sich bald ändern, anderes sei schon „Up to Date“: „Für die neue Homepage und das darüber installierte Beschwerdemanagement haben wir viel Lob erhalten. Auch der Bereich Bauen und Planen ist mit seinem Portal und den Open-Data-Angeboten gut entwickelt.“ 

Lob für Beschwerde über Online-Kanal

Das Ratsinformationssystem biete den Bürgern Einiges, werde aber wenig wahrgenommen, so der Dezernent. Mit Blick auf die Fristen für einen Arbeitgeberwechsel rechnet der Dezernent damit, dass die neue Fachkraft frühestens zum 1. Mai zum Team stoßen kann. Die Stelle (Gehaltsstufe A 11/E 10) sei bewusst breit ausgeschrieben. „Wir brauchen hier 80 Prozent Organisationskompetenz und 20 Prozent IT-Wissen“, so Gründken. 

Daher sei ein Verwaltungsfachmann mit IT-Bachelor ebenso willkommen wie ein Informatiker mit Erfahrung in Organisationsabläufen. Unterm Strich nimmt Werne dafür 2020 gut 150 000 Euro in die Hand – und wird noch Jahre mit dem Thema beschäftigt sein. Kurzfristig will Gründken mit dem Verwaltungsservice in Regie von Sven Henning schon entscheiden, mit welchem von zwei NRW-Anbietern ein Vertrag für ein Online-Bezahlsystem geschlossen werden soll. 

Was darüber zuerst abgewickelt wird, soll anschließend die Arbeitsgruppe festlegen. Mit der Digitalisierung der Sperrmüllkarte, das will der Dezernent nicht verhehlen, ließe sich beim Publikum sicher schon mal kräftig punkten.

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