Archivarin sortiert überflüssige Ordner aus

Alte Akten weichen neuem Archiv in Welver

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Alte Akten werden vernichtet und weichen dem neuen Archiv: Im Welveraner Rathaus wird aufgeräumt.

Welver – Die Vorbereitungen zur Einrichtung eines Archivs der Gemeindeverwaltung Welver haben begonnen. Eine Archivarin prüft und aktualisiert den Bestand der Registraturen.

Dabei werden die Unterlagen aussortiert, die nicht archivwürdig sind und bei denen die Aufbewahrungsfristen bereits abgelaufen sind. Diese werden vernichtet. In dem Zuge wird gleichzeitig auch die Registratur generalüberholt, neu geordnet und die alten Akten entsorgt, die nicht mehr wiederverwendbar sind. 

Platz im Rathaus sinnvoll nutzen

Damit wird sichergestellt, dass der knappe Platz im Rathaus sinnvoll genutzt wird. Zuletzt hatte der Rat beschlossen, gemeinsam mit den Gemeinden Ense und Möhnesee eine Archivarin einzustellen, um die alten Akten zu sortieren und zu archivieren und alles rauszuschmeißen, was nicht mehr aktuell ist und nicht mehr benötigt wird. dazu soll es auch eine Umstrukturierung und eine Erweiterung im Rathaus geben. Das Schaffen von mehr Ordnung durch ein aktuelles Archiv weist auch hin auf die laufende Entwicklung im Rathaus zu einer papierlosen Arbeit.

32 Computer-Tablets für den Rat

 „32 Tablet-Computer stellt die Gemeindeverwaltung demnächst für die Politiker bereit“, verkündete der allgemeine Vertreter des Bürgermeisters, Camillo Garzen, zuletzt im Rat. Gleichzeitig ist im Rathaus mit dem Beginn der Installation für die Software begonnen worden, um ein Rats-Informationssystem für die Bürger und Politiker einzurichten. Ziel ist am Ende die weitgehend papierlose Arbeit des Rates, der Verwaltung und der Ratsgremien. 

Testphase läuft ab Januar

Die Testphase soll laut Garzen im Januar 2020 laufen. „Zunächst werden wir noch im Hybrid-Modus weiterarbeiten“, erläutert der Kämmerer die Vorgehensweise, also werden Papier und Computer vorläufig noch beide zum Einsatz kommen. Schulungen der Politiker sollen dann nach und nach dafür sorgen, dass das Papier zugunsten der digitalen Ratsarbeit zurückgedrängt werden kann. Ziel ist es, nach der Kommunalwahl am 13. September 2020 so weit zu sein, dass auf Papier verzichtet werden kann.“ Dann werden auch die Bürger auf einem eigenen Portal die öffentlichen Informationen über die Arbeit von Rat und Verwaltung verfolgen können. 

Passwort für Ratsmitglieder-Zugang

Ratsmitglieder erhalten ein Passwort, mit dem sie auch in die geschützten Dokumente Einblick nehmen können. Die Initiative der Verwaltung geht auf die Beschlüsse für die Haushaltssatzung 2019 zurück. Damit waren Gelder in Höhe von 10 000 Euro für die neuen handlichen Computer bereits bereitgestellt worden. Die ipads werden den Politikern zwar zur Verfügung gestellt, bleiben aber im Eigentum der Gemeinde Welver.

Quelle: Soester Anzeiger

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